L’obbligo di fatturazione elettronica B2B e B2C entrerà in vigore il 1° gennaio 2019. Gli attori coinvolti in quella che, su più livelli, può essere considerata una rivoluzione, sono in stato di mobilitazione, adeguamento e aggiornamento ormai da mesi. Se anche tu appartieni a una delle estese categorie che rientrano nel nuovo obbligo di fatturazione elettronica, sarai sicuramente già “corso ai ripari”, concordando con il tuo commercialista – e con il tuo nuovo “intermediario”, se diverso da questo – il modo di procedere più semplice e meno dispendioso in termini di tempo e denaro. Un breve riassunto della questione può comunque essere utile. La fatturazione elettronica obbligatoria riguarda tutte le partite iva, eccetto i regimi di vantaggio (i cosiddetti “minimi”), il regime forfettario, i soggetti esteri con partita iva italiana ma che non hanno stabile organizzazione, gli agricoltori in regime di esonero. Sono inoltre escluse dalle operazioni da fatturare tramite fattura elettronica quelle verso soggetti non stabiliti in Italia, cioè le operazione intra Unione Europea e le esportazioni.
Il lessico base della fattura elettronica
Il sistema di fatturazione elettronica B2B e B2C introduce ovviamente un lessico nuovo che, almeno agli inizi, può creare un po’ di confusione. Questi i termini più importanti:
- SDI, Sistema di interscambio. E’ la piattaforma dell’Agenzia delle Entrate che si occuperà di ricevere, smistare e inviare le fatture elettroniche.
- Fattura PA. La fattura elettronica in uso già dal 2014 per i rapporti con la pubblica amministrazione.
- FTE. E’ la nuova fattura elettronica, che verrà usata dal 7 gennaio del 2019 sia per il B2B che per il B2C.
- Soggetto emittente. E’ colui che emette la fattura elettronica.
- Intermediario. Viene delegato dal trasmittente per gestire la fattura elettronica. Non dovrà essere necessariamente il proprio commercialista, anzi: in molti casi gli intermediari saranno le società di software che forniscono gli applicativi per la fatturazione elettronica.
- Soggetto ricevente. Colui che riceve la fattura elettronica.
- XML. Il formato file strutturato che contiene, codificate, tutte le informazioni che definiscono una fattura FTE o PA.
La fattura diventa un formato di file
La fatturazione elettronica introduce tra le altre una novità di ordine “estetico”. L’aspetto cioè della fattura cambia completamente. L’essenza della fattura elettronica appare come un listato di codice, memorizzato nel file di formato XML. L’XML è un tipo di file strutturato ad hoc per la codifica di tutte le informazioni che definiscono una fattura PA o FTE. Questo codice è formattabile attraverso dei fogli di stile che permettono di impaginare i dati della fattura elettronica con diversi stili, a seconda del software che si utilizzerà. In questo modo ci si avvicinerà al tradizionale, classico aspetto tabulare della fattura cartacea al quale siamo abituati. Il file XML è soggetto a delle limitazioni. Una su tutte: non può superare i 5 megabyte di dimensione. Il file può contenere elementi che specificano e completano le informazioni sul soggetto emittente, come informazioni sul flusso di prodotti e servizi. Un file XML può anche avere degli allegati, come i DDT. L’invio della fattura elettronica Sono disponibili diversi sistemi per trasmettere la fattura elettronica al sistema di interscambio:
- Posta elettronica certificata (PEC)
- Servizi web e app messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate
- Web service
- Protocollo FTP.
Non entriamo nelle specifiche tecniche di ogni canale, tuttavia segnaliamo che negli ultimi due casi – web service e protocollo FTP – è necessario effettuare l’accredito presso l’Agenzia delle Entrate, che rilascerà il “famigerato” codice identificativo unico a 7 cifre alfanumeriche. Famigerato poiché – come probabilmente sarà capitato anche a te – nel mese di dicembre le caselle di posta delle aziende e dei professionisti sono state prese d’assalto da richieste di comunicazione del codice univoco. Il fine? Aggiornare quanto prima le rubriche fornitori con dati il più possibile completi.
La firma elettronica nella fatturazione elettronica
Apporre la firma elettronica alla fattura, al momento, non è obbligatorio. Tuttavia la sua apposizione al file XML contenente la fattura elettronica rende il file immodificabile. In questo modo, il file XML diventa uno strumento più preciso e affidabile nel caso di vertenze tra emittente e ricevente. E’ comunque necessario porre attenzione a questo passaggio. Anche il certificato di firma elettronica viene sottoposta a controllo da parte dell’SDI e può, se risulta impreciso (scadenza, tipologia…), bloccare l’invio della fattura, che potrebbe anche essere scartata.
Esiste la possibilità che un invio venga scartato?
Sì. Quando la fattura inviata raggiunge l’SDI, questo la sottopone ai controlli di conformità: dimensioni, integrità del file, conformità del formato, presenza effettiva del codice destinatario sono messi a verifica. Se il test viene superato, la fattura viene trasmessa al ricevente, altrimenti viene prodotta entro 5 giorni una ricevuta di scarto. Quali sono le conseguenze di un invio scartato?
- La fattura non esiste: si considera “non emessa”.
- Se la fattura è già stata registrata in contabilità dall’emittente, deve essere effettuata una variazione contabile ai fini interni (oppure si cancella la fattura se il software lo consente).
In passato, nel caso di ricezione di una fattura per una operazione non esistente, la regola universalmente accettata prevedeva di non registrarla e reinviarla al mittente con la contestazione. Oggi la mancata registrazione non è più possibile! Attenzione inoltre al fatto che la fattura elettronica non prevede ripensamenti. La possibilità che si aveva con la fattura tradizionale, di poter cioè inviare successive versioni della fattura (corretta o aggiornata, ad esempio cambiando il destinatario), non è più attuabile. Questo perché i software gestionali non consentono di tenere in sospeso una fattura emessa (cioè saltare un protocollo), procedere con le fatture successive e completare il protocollo sospeso nei giorni successivi.
La filiera e le tempistiche della fattura elettronica
Ovviamente, i casi previsti per la filiera Emittente – SDI– Ricevente sono molteplici, a seconda proprio della posizione contributiva degli attori in causa. Al fine di esempio mostriamo i più comuni:
- Se i controlli che l’SDI effettua sulla correttezza della fattura trasmessa vanno a buon fine, la fattura viene consegnata e viene emesso un avviso di ricezione.
- Se la casella PEC del ricevente è piena, se il codice univoco non è attivo o se il canale telematico non è attivo, la fattura è resa disponibile nell’area riservata del committente. Al trasmittente viene inviato un messaggio di resa disponibilità, ed è suo onere comunicare al ricevente che la fattura è disponibile: può farlo tramite PEC, mail ordinaria o raccomandata. Questa comunicazione si può fare anche allegando una copia cartacea o digitale della fattura.
La variabile “tempo” assume ora ancora più importanza, in quanto se prima – con le fatture cartacee – era semplicemente la busta con il timbro postale a consentire una prova della ricezione di una fattura, oggi la data di ricezione delle FTE diventa di capitale importanza, anche ai fini della successiva, corretta detrazione dell’IVA. Con una novità – che in realtà è una eccezione alla regola generale. Sarà possibile detrarre l’IVA di uno specifico mese o trimestre anche se la fattura è stata ricevuta entro il giorno 15 del mese successivo.
Un parere sulla fatturazione elettronica B2B e B2C
Questo è un solamente un accenno di come funzionerà la fatturazione elettronica B2B e B2C obbligatoria. Le regole, i procedimenti, le tempistiche e, soprattutto, i dettagli da tenere sotto controllo sono molteplici. Fortunatamente le sanzioni non si applicano o sono estremamente ridotte fino al 30 giugno 2019. Questo permetterà ad aziende e professionisti di imparare a gestire il nuovo strumento. Sono numerosi i punti di criticità di questo sistema di fatturazione. Da una parte la necessità di aggiornamento delle aziende – oneroso, specie per chi ha meno possibilità economiche; dall’altra, le richieste tecnologiche della filiera come, ad esempio, le reti di trasmissione dati. Pensata (ma non solo) come strumento indispensabile per la lotta all’evasione, si sarebbe dovuta prevedere la possibilità, per il contribuente, di inviare fatture analogiche direttamente all’amministrazione finanziaria, la quale avrebbe poi provveduto alla digitalizzazione. Puoi leggere il nostro parere sulla fatturazione elettronica B2B e B2C, sul nuovo rapporto fisco-contribuente e sull’entrata in vigore con tempistiche e modalità così “strette” nell’articolo precedente.
